Fondation Fonds du Sport Vaudois
La Fondation “Fonds du sport vaudois” (FFSV) est en charge de redistribuer les bénéfices de la Loterie Romande dévolus au sport vaudois. CROSS s'est chargé de digitaliser son processus de traitement et de suivi des demandes de subvention en déployant le projet Octopus.
Le projet
La FFSV souhaitait digitaliser son processus de traitement et de suivi des demandes de subvention pour :
Optimiser le temps de traitement des dossiers
Gagner en traçabilité et archivage
Améliorer la qualité des demandes
Faciliter le lien entre les demandeurs et la FFSV
Quatre workshops avec le client ont suffi à clarifier et définir les besoins.
En se basant sur une équipe hautement qualifiée, ayant l’expérience d’autres solutions de digitalisation de demandes développées, CROSS a pu réaliser un projet répondant aux besoins du client, dans les temps et pour le budget annoncé.
La réalisation
Deux portails web distincts :
Une interface client épurée en responsive design pour les demandeurs simple et intuitive
Une application backoffice pour le suivi et la gestion des demandes grâce à un workflow adapté
La solution est basée sur un développement full stack Microsoft avec une base de données SQL Serveur, un Data Access Layer basé sur entityFramework, un front end coté serveur en MVC 5, une authentification basée sur owin (Open Web Interface for .NET) et oauth2 via Azure active directory. Les éléments dynamiques sur les formulaires sont gérés par Telerik / Ajax.
Les bénéfices clients
La digitalisation des demandes diminue l’utilisation du papier, des frais postaux et permet à ses bénéficiaires de pouvoir suivre l’évolution de leurs demandes en temps réel. Cette solution permet de gagner en simplicité, de garantir une complétude des informations demandées dès la soumission et d’être plus efficace en permettant au secrétariat d’interagir électroniquement avec les demandeurs au travers d’un chat intégré et d’un système d’échange de fichiers.
Pour le demandeur, le temps de traitement de ses demandes est significativement diminué.
La FFSV est également autonome pour modifier et ajouter des templates de génération automatique de document Word et d’email à certaines étapes du workflow. Les documents sont modifiables avant d’être envoyés aux demandeurs et électroniquement inclus dans le dossier numérique.
Les résultats
Depuis le 1er janvier 2020, l’application baptisée Octopus a été mise en production selon le planning du client. Depuis cette date, plus de 550 comptes utilisateurs ont été créés et plus de 650 demandes soumises, dont 400 validées comme soutient.
Grâce à la grande flexibilité de la solution, il a été possible de mettre en production en 5 jours ouvrables un formulaire de soutien financier lié à la pandémie COVID-19 pour les associations sportives.
En 2020, sur les 9 millions de francs de fonds versés par la FFSV, plus de 4.3 millions de francs ont été octroyés via Octopus. Ce montant a notamment été versé en faveur de manifestations internationales, pour les associations cantonales, les clubs de l’élite en sport collectif ainsi que la construction ou rénovations d’infrastructures sportives et l’achat de matériel sportif.
